Tạo ngân sách đám cưới là nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch đám cưới và đây là công việc đòi hỏi sự tính toán một cách cẩn thận và khéo léo. Con số chi tiết của đám cưới sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi quyết định khác trong đám cưới từ địa điểm tới danh sách khách mời và cả tiệc chiêu đãi, phần giải trí cho đám cưới… Cùng Phi Điệp Wedding tham khảo bài viết dưới về cách các cặp đôi phân bổ ngân sách cho đám cưới một cách hợp lý nha.

Gợi ý tham khảo ngân sách phân bổ cho lễ cưới

• Địa điểm và dịch vụ ăn uống: 40% ngân sách

• Chụp ảnh và quay phim: 15% ngân sách

• Trang phục và sắc đẹp cho đám cưới: 5% ngân sách

• Âm nhạc/ Giải trí: 10% ngân sách

• Hoa: 10% ngân sách

• Ưu đãi và Quà tặng: 2% ngân sách

• Giao thông vận tải: 3% ngân sách

• Văn phòng phẩm: 3% ngân sách

• Bánh: 2% ngân sách

• Trang trí: 10% ngân sách

Để cân đối ngân sách cho các hạng mục và giữ nó không bị vượt quá ngân sách không phải là việc dễ dàng. Trong quá trình lập kế hoạch, cặp đôi hãy hỏi mình về điều mà mình mong muốn thực hiện nhất cho đám cưới trong mơ của mình là gì, là váy? hoa cưới? địa điểm tổ chức và trang trí?...  Nếu muốn ưu tiên cái nào thì tính toán và cắt giảm hạng mục khác ít quan trọng hơn.

Ngoài ra, để tiện theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách thì cặp đôi nên tạo một bảng tính như trên Excel hoặc Google trang tính, trong đó sẽ liệt kê bao gồm mọi thứ tạo nên ngày trọng đại, chia nhỏ các loại chi phí và điền những thông tin cần thiết trong bảng bao gồm hợp đồng nhà cung cấp, chi phí ước tính và thực tế, phí bổ sung, phí vận chuyển… Trong quá trình thực hiện có thể kiểm soát nó vừa đảm bảo chi phí trong tầm kiểm soát vừa không bỏ quên bất kì hạng mục nào cho đám cưới.

Quản lý ngân sách đám cưới

Không thể phủ nhận rằng chuẩn bị đám cưới rất tốn kém và cần phải đặt nhiều tâm sức vào nó với mong muốn ngày trọng đại của mình thật trọn vẹn, hoàn hảo và ý nghĩa. Hơn cả, để đám cưới ý nghĩa đúng nghĩa thì mức chi tiêu ngân sách cho đám cưới cũng phải hợp lý. Làm thế nào để đảm bảo kế hoạch của mình đang đi đúng hướng và không có bất kỳ chi tiêu nào dẫn đến việc “vung quá lố”, lời khuyên được đưa ra rằng cặp đôi nên lập bảng tính ngân sách đám cưới, xác định phạm vi mục tiêu cho từng hạng mục trong đám cưới là việc nên làm khi quản lý ngân sách, Phi Điệp đưa ra gợi ý rằng cặp đôi nên dành 10 - 15% ngân sách ban đầu để dự phòng cho các chi phí phát sinh và chi phí không lường trước để chắc chắn kế hoạch ngân sách vẫn được thực hiện đúng, không cần xác định chính xác cho từng hạng mục bởi một con số cố định bởi không ai có thể lường trước được phát sinh nào có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị.

Thiết lập bảng tính ngân sách đám cưới

Chia mỗi thành phần/ hạng mục ngân sách đám cưới và liệt kê chúng theo thứ tự từ lúc bắt đầu, các hạng mục gợi ý bao gồm:

• Chỗ ở

• Tiệc chiêu đãi/ Tiệc sau bữa tiệc

• Thức ăn/ Đồ uống/ Bánh ngọt

• Nghi lễ

• Trang trí/ Phụ kiện trang trí/ Hoa/ Văn phòng phẩm 

• Giải trí

• Trang điểm/ Làm tóc

• Nhà cung cấp

• Nhiếp ảnh gia/ Quay phim

Chi tiết mỗi hạng mục sẽ tùy thuộc vào sở thích cá nhân của cặp đôi và  tùy vào từng phong cách trang trí đám cưới mà cặp đôi hướng tới. Có thể mức chi cho hạng mục nào đó sẽ khiến cặp đôi choáng ngợp nhưng khi lập bảng tính và lên kế hoạch một cách cẩn thận, bạn sẽ biết nên cân nhắc chi nhiều hơn cho cái nào và hạn chế bớt cái nào để bảng ngân sách được cân đối và hợp lý.

Ngoài ra, cô dâu và chú rể cũng nên tạo những cột khác để theo dõi chi phí và quá trình thanh toán để kiểm soát ngân sách như:

• Chi phí ước tính/ Chi phí thực tế

• Chênh lệch giữa ước tính và chi phí thực tế

• Số tiền phải trả cho nhà cung cấp đang thanh toán theo hình thức trả góp

• Ngày hạn thanh toán

• Tổng số tiền chi

• Số dư hiện tại

Chia cột và theo dõi sát sao ngân sách, cặp đôi đang làm việc với Wedding Planner cũng nên tạo riêng cho mình một bảng tính theo dõi để bản thân chủ động trong việc chi tiêu ngân sách cho ngày trọng đại của mình. Việc tạo bảng tính sẽ giúp hai người quản lý tiền bạc một cách hiệu quả mà không cần phải nhẩm nháp trong đầu một cách mơ hồ, nếu có điều gì thay đổi sẽ quản lý nhanh chóng hơn mà không cần thực hiện thủ công lại từ đầu.

Quản lý ngân sách đám cưới

Để đảm bảo bảng tính quản lý ngân sách hoạt động hiệu quả, điều quan trọng là thường xuyên cập nhật nó nhất. Những con số chính xác và mới nhất là sự chuẩn bị tốt nhất cho từng bước quyết định sau này. Ngoài ra, để chính xác hơn, cặp đôi có thể hẹn ngày để ngồi lại với đối tác liên quan và gia đình để thảo luận về số ngân sách ở hiện tại để đưa ra hướng chuẩn bị hiệu quả nhất và hợp lý hơn cho những bước về sau.

Đôi khi chi phí sẽ có sự thay đổi như tăng hay giảm đột ngột, chi phí cho đám cưới cũng phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự, những chi phí này sẽ gắn liền với các hạng mục như thuê bàn ghế, chi phí đồ ăn thức uống… Lưu ý những chi phí linh hoạt để điều chỉnh nó kịp thời nếu có sự thay đổi. 

Ngoài ra, điều quan trọng nữa là cặp đôi có thể chia sẻ bảng ngân sách này với đối tác, với gia đình, với người đóng góp tài chính cho đám cưới để họ có thể theo dõi được số tiền đang được chi cho những gì, nhưng chỉ chia sẻ với những người thân quen, những người liên quan tới ngân sách cho đám cưới hoặc có thể tạo riêng cho mỗi người một bảng tính với số tiền chi cho các hạng mục khác nhau và giữ cho mình bảng ngân sách chắc chắn nhất và là tổng kết để biết mình đang làm những gì cho đám cưới của mình.

Một bảng tính quản lý ngân sách là rất quan trọng với bất kỳ sự kiện nào không chỉ riêng đám cưới, lời khuyên dành cho cặp đôi từ những ngày đầu chuẩn bị là sẵn sàng bảng ngân sách để đảm bảo chi tiêu hợp lý cho ngày trọng đại của mình. Việc quản lý ngân sách có thể sẽ được Wedding Planner thực hiện, tuy nhiên cũng nên quản lý riêng cho mình một bảng ngân sách cụ thể để theo dõi.