Sự Khác Biệt Giữa Điều Phối Viên Đám Cưới Và Người Lập Kế Hoạch

Khi ngành công nghiệp tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện tiệc cưới nói riêng đang ngày càng được phổ biến, các cặp đôi biết tới các dịch vụ tổ chức đám cưới khác nhau và càng ngày càng có nhiều sự lựa chọn để các cặp đôi quyết định ai sẽ là người đồng hành cùng mình trong lễ cưới. Một trong số đó là phải biết được chính xác vai trò và thế mạnh của từng đơn vị để đưa ra quyết định sáng suốt cho ngày trọng đại của mình, một trong số đó là điều phối viên đám cưới và người lập kế hoạch đám cưới (Wedding Coordinator & Wedding Planner), có sự khác biệt nào giữa họ và công việc của họ trong đám cưới là gì? Cùng Phi Điệp Wedding tìm hiểu về sự khác biệt giữa họ trong bài viết dưới đây nhé.

Wedding Planner - Người lập kế hoạch đám cưới

Wedding Planner là người đảm nhiệm tất cả các công việc hậu cần từ giới thiệu nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng cho tới ngày đám cưới diễn ra. Người lập kế hoạch đám cưới không làm việc theo sự phỏng đoán, họ làm việc đâu vào đó hiện thực hóa đám cưới cho các cặp đôi, giúp kế hoạch đám cưới trở nên diễn ra được liền mạch và suôn sẻ nhất có thể.

Wedding Planner sẽ theo dõi ngân sách và xử lý công tác hậu cần, đây là kỹ năng cần thời gian và kinh nghiệm để trở thành người lên kế hoạch chuyên nghiệp. Một số Wedding Planner khác cũng có những dịch vụ đi kèm theo như thiết kế không gian tiệc cưới hoặc sáng tạo để đám cưới của bạn trở nên độc đáo và ấn tượng hơn.

Nhiệm vụ của Wedding Planner

• Giới thiệu nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng. Quản lý lịch trình hoạt động chuẩn bị đám cưới và tham dự cuộc họp liên quan tới công đoạn chuẩn bị đám cưới.

• Xác định ngân sách, quản lý và theo dõi ngân sách. Thanh toán cho các nhà cung cấp.

• Kế hoạch về mốc thời gian cụ thể dành cho cặp đôi và nhà cung cấp.

• Tham dự chuyến khảo sát, tham quan địa điểm và nếm thử thực đơn.

• Lên ý tưởng phong cách đám cưới, phối hợp với thiết kế đưa ra phương án phù hợp.

• Quản lý phòng khách sạn dành cho cặp đôi và khách mời (nếu có), quản lý phương tiện di chuyển.

• Chuẩn bị buổi diễn tập.

• Giám sát mọi hoạt động trong ngày cưới, đảm bảo mọi người thực hiện theo lịch trình, xử lý các vấn đề xảy ra, phối hợp thực hiện cùng các nhà cung cấp.

Khi nào nên thuê Wedding Planner

Cặp đôi sẵn sàng một khoản chi phí để thuê người lập kế hoạch đám cưới và trường hợp nào cần Wedding Planner cho đám cưới của mình

• Cặp đôi mong muốn ít căng thẳng liên quan tới đám cưới nhất có thể.

• Cặp đôi không có thời gian rảnh.

• Cặp đôi không biết bắt đầu từ đâu khi lên kế hoạch và không phải là người có kỹ năng tổ chức và quản lý sự kiện.

• Không có nhiều thời gian để chuyên tâm lên kế hoạch đám cưới.

• Nếu tổ chức đám cưới phương xa sẽ liên quan tới nhiều nhà cung cấp và sự kiện khác, sẽ khó quản lý tất cả nếu không phải là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Điều phối viên đám cưới - Wedding Coordinator 

Tương tự với Wedding Planner trong khâu hậu cần, điều phối viên sẽ tập trung về công việc đó nhưng chỉ trong thời gian ngắn, không phải xuyên suốt như người lên kế hoạch. Điều phối viên thường giúp cặp đôi từ một tháng trước đám cưới, họ sẽ xác định phạm vi đám cưới, xác định nhà cung cấp và tạo lịch trong ngày nhưng không tham gia vào các giai đoạn lập kế hoạch trước đó, cũng không tham gia vào các công việc quản lý như ngân sách.

Điều phối viên hầu hết sẽ làm mọi việc liên quan tới ngày diễn ra sự kiện từ những việc di chuyển vào ra địa điểm tổ chức và quản lý làm sao mọi việc đều diễn ra như kế hoạch, đúng với lịch trình. Khi tiếp quản công việc, điều phối viên sẽ đảm bảo mọi thứ được hoàn thành. Nếu điều phối viên tham gia đám cưới từ một tháng trước đó, họ sẽ có thời gian để điều chỉnh mọi chi tiết và theo dõi các vấn đề còn dang dở để đảm bảo mọi thứ được hoàn tất và diễn ra thuận lợi, mọi công việc đều theo thứ tự chắc chắn không có công đoạn nào bị lãng quên và cặp đôi có thể tự do tận hưởng ngày của mình mà không cần lo lắng bất cứ điều gì.

Nhiệm vụ của điều phối viên

• Gặp gỡ cặp đôi từ 4 - 8 tuần trước đám cưới để nắm bắt kế hoạch.

• Kiểm tra các nhà cung cấp và quản lý tiến độ thực hiện, xác định hậu cần cho ngày đám cưới diễn ra.

• Tạo mốc thời gian cho đám cưới.

• Hoàn thành những bước cuối cùng của đám cưới.

• Giải quyết các công việc như thuê nhân viên, kiểm tra đồng phục…

• Quản lý buổi diễn tập.

• Giám sát mọi hoạt động trong ngày cưới.

Khi nào cặp đôi cần điều phối viên

Nếu cô dâu và chú rể mong muốn đám cưới được quản lý cụ thể và diễn ra suôn sẻ, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yếu tố gì trong kế hoạch. Ngoài ra, đám cưới cần diễn ra một cách có tổ chức và định hướng cụ thể, lúc này là rất cần thiết để thuê điều phối viên quản lý ngày trọng đại của mình.

Thiết kế đám cưới - Wedding Designer

Ngoài hai vai trò trên, thiết kế đám cưới cũng là vai trò quan trọng cho một đám cưới được diễn ra ấn tượng. Vai trò của nhà thiết kế là liên quan tới các công đoạn thẩm mỹ cho đám cưới, không bao gồm các công việc đàm phán hợp đồng hay quản lý như Wedding Planner hay Wedding Coordinator. Người thiết kế sẽ tư vấn và khảo sát từ mặt bằng cho tới thiết kế ánh sáng trong lễ cưới và cả đồ nội thất… đảm bảo diện mạo cho ngày cưới là gắn kết, tinh tế đúng như yêu cầu thẩm mỹ của cặp đôi.

Nhiệm vụ của thiết kế đám cưới

• Tạo ý tưởng thiết kế cho đám cưới.

• Gợi ý tham khảo bảng màu.

• Đảm bảo ngân sách trang trí và các nhà cung cấp (Hoa, ánh sáng, văn phòng phẩm…)

• Chuẩn bị đạo cụ và thiết bị cần thiết.

• Tham khảo địa điểm để hình dung không gian, từ đó đưa ra bố cục và xác định thiết kế phù hợp.

• Tạo bản vẽ chi tiết.

• Giám sát thi công thiết kế đám cưới.

Trang trí đám cưới là không thể thiếu bởi đây là yếu tố quan trọng nhất tạo nên đám cưới độc đáo và ấn tượng. Làm việc với nhà thiết kế nếu khả năng sáng tạo không phải là thế mạnh của cặp đôi, đồng thời việc thực hiện bố cục tổng thể một cách hài hòa theo chủ đề cụ thể không phải là công việc dễ dàng nếu bạn không phải là một nhà thiết kế hay một người đam mê thiết kế.

Những lưu ý khi làm việc dễ dàng hơn với người lập kế hoạch, điều phối viên và người thiết kế đám cưới

Đặt lịch hẹn từ sớm ngay khi xác định được ngày cưới của mình, hãy liên hệ ngay với họ để cùng họ tham gia bàn luận và trao đổi về đám cưới, đồng thời cũng đảm bảo những người đó sẽ có thời gian trống trong ngày đám cưới của mình. 

Với người lập kế hoạch hay điều phối viên và cả người thiết kế đám cưới, chứng chỉ hành nghề hay bằng cấp không nói đến khả năng làm việc của họ bởi đây là công việc hầu hết dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm thực hiện của họ. Thông qua cách làm việc từ những sự kiện trước, hãy tham khảo và đọc đánh giá từ các nhà cung cấp hoặc cặp đôi khác để đảm bảo tác phong làm việc của họ phù hợp với yêu cầu đám cưới của mình.

Không tự đảm nhận phụ trách các nhiệm vụ trong ngày. Hãy giao phần trách nhiệm này cho một ai khác, không phải bạn đảm nhận công việc quản lý đám cưới được diễn ra đúng như kế hoạch. Có thể trao đổi hoặc nhờ ai đó tin tưởng để quản lý các công tác chung của sự kiện như điều phối viên hoặc người lên kế hoạch, họ là những người sẽ sẵn lòng xử lý các công tác hậu cần. Đừng tự thực hiện và quản lý nó trong ngày quan trọng của mình bởi đảm bảo cơ thể và tinh thần được thoải mái nhất, sẵn sàng tận hưởng trọn vẹn khoảnh khắc trong đám cưới là công việc duy nhất của bạn vào ngày diễn ra đám cưới.