Những Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời - Cách Hạn Chế Rủi Ro
Xem thêm:
- {BẬT MÍ} Cách ứng phó với thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Tránh ngay các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện làm bạn thất bại
Theo như kinh nghiệm tổ chức sự kiện của Phi Điệp thì muốn tổ chức sự kiện thành công, người làm tổ chức sự kiện cần phải lường trước được những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời để lên phương án dự phòng. Những rủi đó là gì?
Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời có thể gặp được
Không thể kiểm soát được lượng xe
Kiểm soát lượng xe của khách đến tham dự sự kiện ngoài trời luôn luôn là một vấn đề nhức nhối và nan giải đối với tất cả các sự kiện. Thật khó để có thể kiểm soát được lượng xe khi không gian tổ chức không tương thích với số lượng khách mời tham gia sự kiện.
Nếu như bạn tổ chức sự kiện ở khách sạn có bãi giữ xe và vấn đề bố trí chỗ gửi xe cho khách mời khách sạn sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn và khi thiếu chỗ gửi xe nhân viên của khách sạn sẽ phải bố trí điều hành, lựa chọn địa điểm giữ xe cho khách thì tổ chức sự kiện ngoài trời lại hoàn toàn khác. Bạn sẽ phải tính toán và lo liệu tất cả những vấn đề này.
Chính vì thế mà nếu như địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời gặp phải những khó khăn khi lượng người đến tham dự quá đông thì chắc chắn sẽ dẫn đến tình trạng bị kẹt xe, bị tắc đường khiến cho giao thông trên tuyến đường có sự kiện diễn ra bị ùn tắc. Việc này không những gây ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện gây thiếu thiện cảm với khách mời mà còn gây tiêu cực đến các hộ dân sinh sống ở quanh khu vực. Từ đó dẫn đến những đánh giá không tốt về công ty, doanh nghiệp của bạn.
Chính vì thế khi quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần phải tính toán thật kỹ về bãi đậu xe cho khách mời tới tham dự sự kiện. Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện khác nhau mà đưa ra sự lựa chọn về địa điểm gửi xe khác nhau. Nếu sự kiện của bạn mở ra là sự kiện dành cho mọi đối tượng, thì bạn chỉ cần tính toán đến bãi đỗ xe dành cho xe máy, nhưng với những sự kiện dành cho khách vip và thành đạt có điều kiện kinh tế tốt thì phương tiện mà khách mời tới tham dự chủ yếu là ô tô thì cần phải có một bãi đất rộng để khách có thể để xe.
Rủi ro về thời tiết không thuận lợi
Vấn đề về thời tiết luôn luôn là vấn đề mà bạn không thể nào lường trước được khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Bạn luôn ở trong thế bị động, vì thế hãy theo dõi dự báo thời tiết hàng ngày để đưa ra những phương án dự phòng phù hợp nhất giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi.
Rủi ro về vệ sinh an toàn thực phẩm
Vệ sinh an toàn thực phẩm luôn là vấn đề cần phải được quan tâm hàng đầu. Việc phục vụ đồ ăn thức uống cho một lượng lớn khách mời nếu không đảm bảo chất lượng chắc chắn sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường gây mất uy tín của công ty.
Vấn đề về an ninh trật tự
Không gian ngoài trời rộng lớn và thoáng đãng, nhưng điều đó cũng có những mặt tiêu cực của nó, kẻ gian sẽ lợi dụng sơ hở để thực hiện những hành vi xấu. Bởi vậy cần phải quan tâm đến vấn đề an ninh khi tổ chức sự kiện, giúp giữ hình ảnh của công ty trong mắt khách mời.
Những rủi ro phát sinh từ các thiết bị công nghệ
Những sự cố về máy móc điều hành có lẽ chính là điều hay xảy ra nhất cho dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, chính vì thế hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng một lần nữa trước khi sự kiện diễn ra khoảng 30 phút để đảm bảo chất lượng cho sự kiện.
Giải pháp giúp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Một quy trình tổ chức sự kiện kiện ngoài trời bao gồm rất nhiều công đoạn cần phải chuẩn bị công phu và chu đáo để đảm bảo cho sự thành công. Bởi vậy cần đảm bảo thật chu đáo những công việc sau:
- Lập kế hoạch cụ thể và phù hợp với thực tế, phải xác định đúng mục tiêu của việc tổ chức sự kiện và khoanh vùng những đối tượng sẽ tham dự sự kiện là ai. Nghiên cứu các thói quen, văn hóa của các đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại thì cần phải kiểm tra check – in thật kỹ lưỡng với khách mời để hạn chế mức tối đa khả năng có kẻ gian trà trộn.
- Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần thiết, sẵn sàng đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, và cần phải dự phòng biến cố lớn
- Có một đội chuyên trách xử lý những vấn đề liên quan đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Lập kế hoạch để đảm bảo an toàn khi lắp đặt các thiết bị.
- Lập bảng check – list tất cả các thiết bị cần kiểm tra trước khi sự kiện được bắt đầu, tốt nhất nên tổ chức chạy thử chương trình trước khi sự kiện diễn ra
- Chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện một cách chu đáo.
- Lên kế hoạch để xử lý mọi rủi ro xảy ra trong sự kiện
- Xem dự báo thời tiết tại địa điểm tổ chức sự kiện để lên phương án dự phòng.
Trên đây là những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời thường gặp và hạn chế những rủi ro. Liên hệ với Phi Điệp nếu muốn có một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp.
