Chia Sẻ Kinh Nghiệm Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Để giúp bạn có một chương trình thành công, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng.
Xem thêm:
- Tư vấn Thiết Kế Sân Khấu CHUYÊN NGHIỆP - ẤN TƯỢNG
- {Chia sẻ} Các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công
Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng
1. Hoạch định
Đây là công đoạn đầu tiên, vô cùng quan trọng quyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo.
Trong công đoạn này, ban tổ chức cần xác định, tiên liệu đầy đủ các yếu tố liên quan như chủ đề, cách thức, mục tiêu hội thảo, số lượng người tham dự, địa điểm, thời gian, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự… trong đó việc xác định mục tiêu của hội thảo là rất quan trọng, giúp đánh giá mức độ thành công của hội thảo sau này.
2. Trong khi thực hiện
- Thông báo sự kiện: Tùy theo tính chất của hội thảo cho cộng đồng hay nhóm lợi ích, hội nghị thu phí hay không thu phí… mà hình thức, quy mô và mức độ thông báo có thể khác nhau. Có những hội thảo chỉ cần thông báo bằng thư mời trực tiếp đến khách hàng, nhưng cũng có những hội thảo cần phải thông báo trên các kênh thông tin đại chúng, quảng bá một cách rộng rãi nhằm thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều người, nhiều tổ chức.
- Triển khai công tác hậu cần: Công tác hậu cần liên quan đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Cơ sở vật chất bao gồm bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa...
- Thực hiện lịch trình hội thảo: Đây là công việc liên quan trực tiếp đến việc hội và thảo, bao gồm:
Tầm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội nghị phải có danh mục các công việc cần kiểm tra và, trước khi bắt đầu hội nghị, hội thảo, phải tầm soát các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của sự kiện.
Điều hành hội thảo: Đây là một trong những công tác quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của hội thảo. Tất cả các yếu tố về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp, sự liên quan đến chủ đề hội thảo cần đảm bảo việc hướng đến mục tiêu hội thảo của các phiên thảo luận.
Cuối cùng là phần kết luận các ý kiến của vị đại diện chủ tọa mà không có các động tác như chia nhóm thảo luận theo chuyên đề, trình bày kết quả thảo luận nhóm, hỏi - đáp, tổng kết các đề xuất, thành lập nhóm hành động và phân công các hoạt động sau hội thảo.
Sao lưu diễn biến hội thảo: Đây là kỹ thuật trực quan hóa và sao lưu lại những kết quả bàn bạc, đóng góp của những người tham dự. Thông thường, ban tổ chức sẽ lưu lại hình ảnh của hội thảo, biên bản tốc ký kết quả thảo luận, các tài liệu minh họa cho nội dung trình bày kết quả thảo luận để có thể đánh giá, báo cáo sau hội thảo.
Tóm tắt kết quả: Công việc này thường được sử dụng trong phần cuối cùng của chương trình. Trong phần này, người điều hành sẽ tóm tắt những kết quả đã đạt được thông qua thảo luận, đóng góp ý kiến từ phía các đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm hoặc tổ công tác cho các hoạt động sau hội thảo thì người điều hành cũng cần thông báo và thành lập nhóm trước khi kết thúc hội thảo.
3. Sau khi thực hiện
Đây là công đoạn trong phần hậu kỳ của hội nghị nhưng cũng không kém phần quan trọng. Đó là vì những ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong hội thảo sẽ được hệ thống lại để báo cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và tổ chức thực hiện chúng, cụ thể:
- Tổng kết, đánh giá và báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu diễn biến hội nghị, ban tổ chức phải làm công tác báo cáo, tổng kết lại tất cả ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo, đánh giá mức độ thành công của hội thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra. Báo cáo này cũng phải được gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện.
- Theo dõi - thực hiện: Trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ được thực hiện tiếp theo. Những thông tin về nội dung công việc cũng cần phải rõ ràng, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí…. Dựa vào kết quả đó, người điều phối sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.
Một khi đã làm được những công việc như vậy thì hội thảo mới thực sự phát huy vai trò của nó, đảm bảo được tính dân chủ trong khâu đưa ra quyết định, đồng thời tối ưu hóa được sự đóng góp của nhóm lợi ích có liên quan đến các vấn đề cần được giải quyết.
Với những kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng trên đây mà Phi Điệp Wedding đã tổng hợp lại hy vọng đã giúp bạn tổ chức được các chương trình hội nghị khách hàng thành công.
Nguồn: https://phidiepwedding.com/
