Hướng Dẫn Thực Hiện Công Tác Chuẩn Bị Hội Nghị Từ A Đến Z
Hội nghị là một sự kiện phổ biến không thể thiếu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác chuẩn bị hội nghị phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị cùng kế hoạch triển khai tinh tế để sự kiện diễn ra thành công.
Xem thêm:
1. Công tác chuẩn bị hội nghị thành công
Công tác chuẩn bị hội nghị phải trải qua các bước sau đây:
Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo
Nếu bạn tổ chức buổi hội thảo cấp công ty, trong nội bộ thì chỉ cần có quyết định ký của ban giám hiệu trường hoặc ban giám hiệu công ty. Còn nếu là một buổi hội thảo, hội nghị cấp phường, quận hay cấp quốc gia bạn cần xin cấp phép ở các cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức hội nghị không thể bỏ qua việc xin cấp phép, việc này thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp, tổ chức của bạn đối với chính quyền địa phương. Xin phép chính quyền cũng sẽ giúp việc diễn ra sự kiện được thuận lợi và đảm bảo hơn. Hoặc nếu bất ngờ xảy ra những sự cố trong quá trình tổ chức thì sẽ được chính quyền hỗ trợ để có thể xử lý ổn thỏa.
Chuẩn bị tài liệu hội nghị hội thảo
Hội nghị, hội thảo là sự kiện diễn ra cuộc thảo luận, họp bàn đến thống nhất vấn đề. Một buổi họp không thể thiếu những giấy tờ liên quan để người tham gia có cái nhìn chính xác nhất về những vấn đề trong buổi họp. Do đó, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của buổi họp một cách rõ ràng.
Làm việc với diễn giả, MC, người điều hành
Người chủ trì buổi họp là MC hay diễn giả là đóng vai trò quan trọng trong chương trình. Mặc dù không phải là người nắm toàn bộ nội dung cuộc họp nhưng sẽ là người dẫn dắt sự kiện diễn ra một cách logic và hợp lý nhất.
Trước khi buổi họp được diễn ra, ban tổ chức sẽ làm việc qua với diễn giả hoặc MC để thống nhất tất cả các hoạt động được diễn ra trong chương trình. MC cần nắm được tên và chức vụ của các vị đại biểu, lịch trình buổi họp cụ thể…
Chọn địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo
Bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp với sự kiện của mình, phù hợp số lượng thành viên tham gia cũng như kinh phí cho tổ chức. Chính vì vậy, để lựa chọn được địa điểm phù hợp thì trước khi chọn địa điểm, bạn cần tổng hợp số lượng khách mời, dự trù kinh phí tổ chức để chọn được địa điểm phù hợp nhé.
Chuẩn bị cho sự kiện hội nghị
Chuẩn bị cho một buổi hội nghị không cần quá nhiều hạng mục. Một số những hạng mục chính bạn cần chuẩn bị như: hội trường sự kiện, âm thanh, ánh sáng cho sự kiện, MC/ diễn giả điều khiển sự kiện, ekip tổ chức chương trình, banner, backdrop cho sự kiện, thiệp mời (nếu cần), tài liệu cuộc họp, máy ảnh, máy quay cho truyền thông sự kiện, tiệc teabreak giữa giờ.
Bạn chuẩn bị càng chu đáo và chi tiết bao nhiêu cũng sẽ giúp sự kiện của bạn được diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro khi xảy ra.
2. Những điểm cần lưu ý khi tổ chức hội nghị
Để chuẩn bị thật tốt cho một sự kiện hội nghị, bạn nên kiểm tra thật kỹ những vấn đề quan trọng trong sự kiện đó. Đồng thời bạn cũng nên lưu ý thêm những vấn đề sau đây để tổ chức sự kiện thành công:
Lên chủ đề cho sự kiện
Một trong những việc quan trọng nhất khi tổ chức hội nghị đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình đó. Cần lựa chọn chủ đề phải thể hiện được thông điệp và mục đích của chương trình đó. Chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện được mục đích chính của chương trình, đồng thời thể hiện được lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia chương trình đó.
Truyền thông cho sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công, bạn không thể bỏ qua việc truyền thông cho sự kiện. Các hoạt động truyền thông không nên diễn ra quá sớm vì nó sẽ làm giảm bớt sức nóng của sự kiện cũng không nên quá sát ngày diễn ra chương trình vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham gia.
Lấy thông tin người tham dự
Mục đích quan trọng của hội thảo của công ty đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại đồng thời tìm kiếm khách hàng mới. Chính vì vậy, bạn cần lấy thông tin người tham dự, đó sẽ là nguồn data tiềm năng mà bạn có thể khai thác trong tương lai. Một trong số những hình thức lấy thông tin mà bạn có thể sử dụng như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.
Bài viết này đã chia sẻ chi tiết đến bạn về công tác chuẩn bị hội nghị, hy vọng bạn đã có thêm kinh nghiệm để tổ chức hội nghị thành công. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với Phi Điệp Wedding theo hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083 để được tư vấn.
