Bật Mí 7 Bước Tổ Chức Sự Kiện Thành Công Tốt Đẹp
Tổ chức sự kiện gồm những công đoạn nào? Đó là vấn đề mà rất nhiều người quan tâm hiện nay. Để có một sự kiện thành công bạn nên thực hiện theo 7 bước tổ chức sự kiện sau đây.
Để có một sự kiện thành công, người thực hiện cần phải tiến hành theo một trình tự nhất định. Việc thực thực hiện theo đúng quy trình sẽ giúp đảm bảo quá trình thực hiện sự kiện không hề bỏ sót một khâu quan trọng nào, tránh xảy ra những thiếu sót không đáng có. Tham khảo ngay 7 bước tổ chức sự kiện đầy đủ ngay sau đây.
Bật mí 7 bước tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp
1.Hiểu thấu đáo yêu cầu của khách hàng
Để có được một sự kiện thành công thì việc đầu tiên đó chính cần phải hiểu rõ xem khách hàng của bạn đang cần gì. Cần phải tóm lược lại những yêu cầu của khách hàng thành một bảng danh sách sau đó thì căn cứ vào bản tóm lược này để xác định rõ ràng xem mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện sẽ thực hiện ra làm sao. Để thực hiện tốt, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi sau:
- Loại hình sự kiện sẽ tổ chức là gì: hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, hay talkshow, …
- Mục tiêu của sự kiện là gì?
- Khách tham dự sự kiện là những ai?
- Có bao nhiêu khách mời sẽ tham dự sự kiện?
- Sự kiện diễn ra khi nào và diễn ra ở đâu?
- Ngân sách dự tính cho sự kiện là bao nhiêu?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?
2. Tìm ý tưởng thực hiện
Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện sẽ phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm những ý tưởng và thực hiện các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ những yêu cầu của bản tóm lược, đồng thời cần hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức sự kiện. Sau khi suy nghĩ được ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ phải thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến cho khách hàng kèm theo bảng báo giá và chờ sự phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, thì đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt nhất giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3.Thiết kế sự kiện
Đây là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề cần giải quyết trong giai đoạn này bao gồm:
-Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu ?
-Thời gian tổ chức chương trình sự kiện và thời gian diễn ra chương trình à khi nào ?
-Chủ đề của sự kiện là gì ?
-Thiết kế hình ảnh cho sự kiện.
-Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian tổ chức ra sao ?
4. Lên kế hoạch tổ chức thực hiện
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện sẽ được cụ thể hóa và chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi.Người làm sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề :
- Ngân sách dành cho tổ chức sự kiện.
- Nguồn nhân lực cần có để thực hiện tổ chức.
- Nhà cung cấp các dụng cụ thiết bị tổ chức sự kiện.
- Vận chuyển các thiết bị như thế nào.
- Phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
5.Thực hiện kế hoạch
Một sự kiện thường sẽ mất khoảng 2 tuần để thực hiện. Các hoạt động cần phải chuẩn bị như: đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc với các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài một số hoạt động và cử bộ phận nhân sự giám sát hoạt động…Lưu ý cần phải trao đổi với khách hàng thường xuyên để nhận được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời phải luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.
6.Dàn dựng chuẩn bị
Quá trình dàn dựng chuẩn bị cần phải được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là nên dựng từ 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần phải làm để tiện cho việc theo dõi tiến độ và không được bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển các thiết bị. Các trưởng bộ phận sẽ tiến hành điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công một cách cụ thể, chính xác. Nếu có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để đưa ra phương hướng giải quyết tại chỗ.
7.Kết thúc sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm
Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo được dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra và được điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.
Kết thúc sự kiện, vận chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, và sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các bên cung cấp, bảo quản kho…
Họp bàn để rút kinh nghiệm : Sau khi sự kiện kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ phải viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn sự kiện ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau này.
Trên đây là 7 bước tổ chức sự kiện cơ bản bạn không nên bỏ qua khi muốn tổ chức một sự kiện thành công.
