Sự thành công của một hội nghị tri ân khách hàng chắc chắn sẽ mang đến nhiều lợi ích cho một doanh nghiệp. Chính vì thế khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải lên kế hoạch cụ thể, khâu thực hiện cần phải chuyên nghiệp, phải đúng quy trình. Vậy một hội nghị tri ân khách hàng sẽ được tổ chức như thế nào? Phi Điệp Wedding sẽ  chia sẻ với bạn ngay sau đây.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Một hội nghị khách hàng muốn thành công cần phải có một kế hoạch thật chu đáo, đồng thời khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải tuân theo một quy trình nhất định. Cụ thể như sau:

1. Lên danh sách khách mời

Cũng giống như khi bạn tổ chức tiệc tất niên thì danh sách khách mời chính là điều rất quan trọng. Bởi vậy trong tiệc tri ân khách hàng, bạn cần phải xác định được số lượng khách mời, để đưa ra sự chọn địa điểm, và dự trù kinh phí cũng như có một bản kế hoạch phù hợp với đối tượng khách mời và số lượng khách mời.

2. Ý tưởng tổ chức buổi tiệc

Để có một bữa tiệc tri ân khách hàng thành công thì bạn cần phải có những ý tưởng thật sáng tạo, tránh đi vào lối mòn của những năm trước đó gây ra sự nhàm chán với người tham dự. Một buổi tri ân khách hàng đặc biệt chắc chắn sẽ là một bước đệm vô cùng tốt cho những mối quan hệ khách hàng, từ đó góp phần đem lại nhiều ấn tượng tốt đẹp của khách hàng đối với công ty bạn.

3. Xây dựng kế hoạch sơ bộ

Sau khi đã có ý tưởng tổ chức sự kiện thì việc tiếp theo mà, bạn cần phải làm đó chính là lên kế hoạch sơ bộ về chương trình hội nghị và bắt đầu chuẩn bị mọi thứ, bao gồm:

- Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải biết rõ địa điểm tổ chức xem có thích hợp hay không, có dễ tìm và có thuận tiện giao thông đi lại hay không. Lưu ý rằng  nên tổ chức hội nghị tại những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm và không gây khó khăn cho khách mời trong việc đi lại. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy được  thoải mái và thuận tiện trong việc di chuyển.

- Thời gian tổ chức: Nên lựa chọn một khung thời gian hợp lý để cho khách hàng có thể dễ dàng tham dự.  Tốt nhất bạn nên chọn vào dịp cuối tuần và vào lúc chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng có thể tham dự hội nghị đầy đủ và thoải mái.

- Chủ đề cho chương trình: Mỗi một chương trình nên tổ chức theo một chủ đề nhất định và truyền tải được thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho các buổi tiệc tri ân giàu ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.

4. Triển khai kế hoạch

Như đã nói ở trên mỗi chương trình hội nghị nên có một chủ đề riêng và mọi hoạt động trong sự kiện sẽ diễn ra theo chủ đề đó:

- Thiết kế: Tất cả mọi thứ thuộc về buổi tiệc tri ân như: quà tặng. thiệp mời, hay thiệp cảm ơn, sân khấu, banner, hay backdrop cần phải được thiết kế theo một concept có sẵn như vậy mới tạo được ấn tượng và sự kiện của bạn chắc chắn sẽ để lại nhiều dấu ấn hơn.

- Thi công: Thông thường một sự kiện sẽ được thi công trước ngày diễn ra hội nghị từ 1 đến 2 ngày, vì thế bạn nên cân nhắc thời gian, dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra để không gặp trường hợp bị thi công trễ, hoặc các hạng mục lại không được hoàn thành như kế hoạch ban đầu.

5. Tổ chức chương trình:

Phần tổ chức chương trình sẽ bao gồm các hạng mục sau:

- Đón khách:Đây là nghi thức lễ quan trọng. Để nhanh gọn thì trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin tên và card của khách, hạn chế để khách đọc tên rồi lễ tân mới tiến hành tìm tên check in nhé. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị một phòng đón tiếp riêng dành cho những khách VIP của công ty

- Hướng dẫn khách đi vào chỗ ngồi: Các lễ tân nên hướng dẫn khách ngồi vào đúng vị trí của mình đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường, tốt nhất phần ghế cho VIP nên được thêm nơ hoặc có màu khác với ghế thường.

- Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo: Bạn nên chuẩn bị kĩ bài phát biểu, nên chuẩn bị bài phát biểu song ngữ (nếu như có khách mời nước ngoài ) để phần phát biểu của lãnh đạo thêm phần long trọng.

- Chương trình văn nghệ: Bạn nên có những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng, đến phần cuối chương trình thì nên đưa  những tiết mục sôi động để làm nóng không khí nhé.

- Tặng quà: Bạn nên nắm kĩ các danh sách khách hàng được tặng quà,cần phải check kỹ lưỡng trước khi chương trình được bắt đầu để tránh xảy ra sai sót nhé. Mọi phần quà được tặng phải được chuẩn bị chỉnh chu và không được bị lỗi, tránh trường hợp quà bị lỗi sẽ làm mất thiện cảm của khách hàng với công ty của bạn.

- Rút thăm trúng thưởng: Phần này chính là phần sôi nổi nhất của một buổi tiệc, và MC cũng chính là nhân vật chính trong phần rút thăm trúng thưởng này, bạn nên chọn những MC có chất giọng khỏe và có nhiều kinh nghiệm hoạt náo để phần dẫn dắt được sôi động như thế mọi người sẽ hào hứng hơn.

- Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng là không thể thiếu được phần ăn uống, bởi lẽ đây cũng như là lời cảm ơn của công ty bạn đối với khách hàng của mình.

- Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở với khách sẽ góp phần làm cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.

Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể mà Phi Điệp Wedding muốn chia sẻ đến bạn. Chúc cho sự kiện của bạn thành công tốt đẹp.

Nguồn: https://phidiepwedding.com/