Tổ chức sự kiện ngoài trời với ưu điểm đó là không gian thoáng đãng, trang trí dễ dàng, sức chứa lớn,...nhưng cũng đi kèm một số vấn đề liên quan như: thời tiết, an toàn thực phẩm, trật tự an ninh, ... Bài viết hôm nay Phi Điệp wedding xin chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm để giúp bạn tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công như mong muốn.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công mỹ mãn

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho hợp lý

Địa điểm tổ chức sự  kiện ngoài trời được biết đến là một trong số những yếu tố quyết định đến sự thành công cho sự kiện. Hãy lưu ý một số vấn đề sau để đưa ra quyết định trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý.

• Nội dung sự kiện
• Khách hàng của sự kiện
• Số lượng khách tham gia
• Diện tích, không gian ngoài trời cần thiết sử dụng là bao nhiêu
• Địa điểm tổ sự kiện có thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, có bãi giữ xe hay không,...

Hãy trả lời những câu  hỏi trên thì bạn mới quyết định và tìm được một địa điểm ngoài trời hợp lý. Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý một số thủ tục hành chính nếu có, các trường hợp bắt buộc phải xin phép hoặc thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý nhất.

2. Yếu tố thời tiết

Do được tổ chức ngoài trời nên yếu tố thời tiết được xem xét kỹ lưỡng, tránh không nên tổ chức sự kiện vào mùa mưa. Hoặc nếu đã lên kế hoạch tổ chức thì bạn cũng cần có kế hoạch chuẩn bị trước trong các trường hợp thời tiết có thể xảy ra như: mưa, nắng.. để mà cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô,.. nhằm hạn chế ảnh hưởng của thời tiết xấu đến những người tham gia sự kiện.

3. Tổ chức trông giữ xe

Không giống các sự kiện được tổ chức trong nhà, khách sạn, trung tâm  hội nghị,...nhà tổ chức sẽ phải tự lo liệu bãi để xe, trông giữ xe cho khách đến tham dự. Đây cũng là việc tương đối khó, bạn phải xác định được có bao nhiêu người sẽ tới tham dự sự kiện. Còn đối với những sự kiện có quy mô rộng không giới hạn về số lượng khách mời thì bạn phải phân tích về lượng người tham gia để có thể đưa ra được ước lượng con số chính xác nhất. Căn cứ vào con số  này mà nhà tổ chức sẽ chọn được địa điểm rộng, an ninh tốt giúp cho công việc giữa xe được đảm bảo hơn.

4. Trang trí sự kiện ngoài trời

Các nhà tổ chức sự kiện sẽ có điều kiện để phát huy hết khả năng sáng tạo của mình trong việc lên ý tưởng trang trí không gian sự kiện mà không bị gò bó. Nhưng nếu người tổ chức không có kinh nghiệm thì điều này sẽ gây cản trở lớn. Để biến không gian tổ chức sự kiện ngoài trời được nổi bật thì ngoài các vật dụng trang trí như hoa, bóng bay thì không thể thiếu được các banner, standy, phướn dọc,...xung quanh khu vực tổ chức.

5. Lên kế hoạch dự phòng

Đối với sự kiện ngoài trời quan trọng nhất vẫn là yếu tố thời tiết được thuận lợi, không có mưa to gió lớn. Bạn hãy lên kế hoạch để lường trước được các phương án dự phòng và trách nhiệm của người tổ chức sự kiện. Hơn nữa, các yếu tố như chỗ ngồi, ánh sáng, âm thanh cũng phải được chú ý nhất là luôn phải dự phòng được lượng ghế ngồi để phục vụ quan khách tham dự. Hãy nhớ đảm bảo âm thanh ánh sáng sao cho thật hoàn hảo.

6. Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm

Đây là vấn đề đặc biệt phải được quan tâm hàng đầu khi tổ chức những bữa tiệc ngoài trời, hãy tham khảo và lựa chọn được đơn vị cung cấp đồ ăn đảm bảo vệ sinh. Những đơn vị có kinh nghiệm cung cấp cho những sự kiện ngoài trời có quy mô lớn với số lượng người tham gia đông.

7. Vấn đề an ninh trật tự

Những vụ xô xát, mâu thuẫn có thể xảy ra gây những hậu quả đáng tiếc khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Bởi vì nhiều sự kiện  không giới hạn người tham gia, hoặc do quy mô lớn nên nhà tổ chức khó quản lý. Chính vì thế lời khuyên dành cho bạn là nên tổ chức ở những địa điểm mà tình hình an ninh tốt, cũng như huy động thêm người để đảm bảo tình hình an ninh trật tự.

8. Vệ sinh môi trường sự kiện

Ở nước ta hiện đây, thì vấn đề vệ sinh luôn là điều đáng lo ngại nhất bởi phần đông người dân còn thiếu ý thức trong việc giữ gìn vệ sinh chung, vẫn còn xả rác bừa bãi. Do vậy, bạn hãy bố trí nhân viên dọn dẹp vệ sinh, bố trí các thùng rác để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Hãy đặt các nhà vệ sinh lưu động tại các khu vực này bằng cách liên hệ đến công ty vệ sinh môi trường.

Phi Điệp wedding tự hào là một trong số những đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín tại Hà Nội. Chúng tôi đã thực hiện hàng nghìn các sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác  nhau đảm bảo chất lượng và thành công cho nhiều khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp ngay hôm nay.

Nguồn: http://phidiepwedding.com/