Phi Điệp Wedding Planner - Dịch vụ cưới hỏi trọn gói, tổ chức đám cưới, tiệc cưới
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Cẩm nang cưới

Cẩm nang cưới

Kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Ngày nay, các công ty, doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng với mong muốn tri ân đến khách hàng, đối tác trong kinh doanh. Đây là một sự kiện vô cùng quan trọng giúp tăng cường quan hệ, là cầu nối giữa doanh nghiệp và công chúng. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng.

Công việc cần làm khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

1. Lên danh sách khách mời

Khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, trước tiên, bạn cần xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình này? Khách mời chính trong chương trình sẽ là các đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối tác, ngoài ra bạn cũng nên mời giới truyền thông, cánh nhà báo đến tham dự để đưa tin về chương trình.

Việc xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn có được sự tiếp đón chu đáo.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Thời gian tổ chức hội nghị khách hàng phải đảm bảo thuận lợi để tất cả các khách mời đều có thể tham gia sự kiện. Bạn có thể tổ chức chương trình vào các buổi chiều, bắt đầu từ 17 giờ và ưu tiên tổ chức vào các ngày cuối tuần.

Mỗi chương trình hội nghị khách hàng cần có một concept cụ thể. Điều này quyết định đến quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, banner, backdrop cũng phải được thiết kế theo một chủ đề như vậy. Nó giúp sự kiện của bạn tạo được dấu ấn xuyên suốt, thu hút được khách hàng. 

Để có được một sự kiện thành công, bạn nên hạn chế lặp lại ý tưởng, hay đi theo lối mòn của năm trước để tránh gây nhàm chán cho những người tham dự.

Thông thường, các sự kiện hội nghị khách hàng thường được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay tại doanh nghiệp. Dù tổ chức ở bất cứ đâu, thì sự kiện này cũng cần phải đảm bảo các yếu tố như: đáp ứng được số lượng người tham dự, địa điểm dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện, có chỗ để xe thoải mái, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại...

3. Xác định ngân sách

Lên kế hoạch ngân sách khi tổ chức hội nghị khách hàng là công việc không thể thiếu. Điều này phụ thuộc vào mục đích của sự kiện, số lượng khách tham dự. Vì vậy, bạn cần tính toán ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng thật hợp lý, sao cho đạt được hiệu quả đạt được cao với mức kinh phí đã bỏ ra.

4. Triển khai và phân công công việc

Bạn cần lập tổ công tác, phân công trách nhiệm, vai trò rõ ràng và cụ thể cho từng cá nhân tham gia đảm nhiệm.

Lập bảng kế hoạch chi tiết về tiến độ thực hiện để dễ dàng theo dõi, kiểm tra.

Thành lập quản lý, nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm.

Luôn luôn phải đảm bảo sự kiện của bạn sẽ được thi công hoàn chỉnh trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, đồng thời phải dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra để không gặp sự cố ngoài ý muốn.

Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng của nhiều người, bạn nên dự trù một buổi hoặc một ngày để tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Buổi tổng duyệt này sẽ giúp các bộ phận được phối hợp ăn ý với nhau hơn, đồng thời giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra sai sót.

5. Tổ chức hội nghị khách hàng

Dưới đây là những nội dung chính khi tổ chức hội nghị khách hàng mà bạn cần biết:

Đón khách: Đây là nghi thức quan trọng và không thể thiếu của bất kỳ một sự kiện nào. Vì vậy, bạn cần trao đổi với nhóm lễ tân về tác phong, trình tự check in hoặc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện với đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp nhé.

Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Đội lễ tân sẽ hướng dẫn khách mời vào chỗ ngồi, trong trường hợp khách VIP không đến đủ thì bạn nên chủ động đón khách thường lên các vị trí còn trống không gian hội trường không bị trống và rời rạc.

Phần lễ của hội nghị khách hàng sẽ bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng và khui sâm panh khai tiệc.

Phần tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí, mục đích của chương trình mà bạn có thể chọn những món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời.

Các tiết mục văn nghệ phải sắp xếp hợp lý, xuyên suốt, để việc tổ chức hội nghị khách hàng thu hút được khách mời. 

Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Cần tạo ra một không khí sôi nổi, hấp dẫn thu hút nhiều người tham gia.

Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, lễ tân sẽ đứng tại cửa ra vào và tặng quà cho khách, niềm nở tiễn khách ra về.

Trên đây là những công việc quan trọng không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng mà Phi Điệp Wedding đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những thông tin hữu ích này, bạn đã có thêm kinh nghiệm khi tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp.

Nguồn: http://phidiepwedding.com/

Các tin khác