Tiệc tất năm là một bữa tiệc rất quan trọng đối với mỗi công ty. Hầu hết các doanh nghiệp đều dành ra một khoản tiền khá lớn để tổ chức tiệc tất niên cuối năm. Nhưng bạn đã có kinh nghiệm tổ chức sự kiện cuối năm này bao giờ chưa? Tham khảo ngay những gợi ý sau đây của Phi Điệp Wedding để ghi điểm với lãnh đạo của mình nào.

Như đã nói ở trên tổ chức sự kiện cuối năm là một sự kiện vô cùng quan trọng. Chính vì thế để thành công cần phải có được sự chuẩn bị rất kỹ càng, phải lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết, tránh sai sót.

Tiệc tất niên cuối năm là gì?

Tiệc tất niên cuối năm, đơn giản là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước thời điểm tết Nguyên Đán diễn ra, đây là buổi lễ thường niên trong văn hoá của doanh nghiệp. Ngoài mục đích chính là tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo, thì đây còn là thời điểm lý tưởng để cho các đồng nghiệp trong công ty được quây quần bên nhau trong một bữa tiệc ấm cúng và cùng nhau nhìn lại chặng đường một năm đã qua, đồng thời thổi bùng lên khát khao cống hiến cho năm tiếp theo và  tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Mẫu kế hoạch cho tổ chức sự kiện cuối năm

1. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Một sự kiện muốn tổ chức thành công thì việc đầu tiên đó chính là phải có một ý tưởng thật tốt. Ý tưởng của chương trình giống như kim chỉ nam giúp dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế bạn cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện tốt nhất.

2. Lên danh sách khách mời

Số lượng khách mời chính là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc tìm kiếm địa điểm tổ chức bữa tiệc tất niên, số lượng thư mời, quà tặng và số lượng bàn tiệc. Chính vì thế nếu không mặc định được số lượng khách tham dự,  thì rất dễ sẽ dẫn đến quá tải cho buổi lễ.Điều này sẽ khiến cho doanh nghiệp mất kiểm soát chương trình.Đồng thời gây ra sự thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế cần thiết phải cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước.Và khi diễn ra chương trình, thì chỉ những người có thư mời, hoặc những người có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

3. Tìm địa điểm tổ chức sự kiện, đồng thời xác định thời gian tổ chức tiệc tất niên của công ty

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường diễn ra vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Nhưng đồng thời doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến một số nhân viên xa quê  sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức tiệc tổ chức tất niên nên trước tết ta khoảng 2 - 3 tuần lễ. Và khoảng thời gian diễn ra sự kiện nên kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, khoảng từ lúc 18g - 20g.

Doanh nghiệp cũng  cần lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên và đặt phòng trước 1 đến 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ phù hợp. Vì vào thời điểm này cũng có rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

4. Xác định concept, mood and theme của buổi lễ

Cần phải xác định được chủ đề của buổi tiệc, từ đó mới có thể đưa ra sự lựa chọn về màu sắc, ánh sáng, phông nền của sân khấu sao cho thật phù hợp. Không nên lựa chọn những concept trùng với sự kiện tổ chức trước đó để tránh khiến mọi người cảm thấy nhàm chán.

5. Chuẩn bị các chương trình văn nghệ

Một buổi tiệc tất niên chắc chắn sẽ không thể nào thiếu được các tiết mục văn nghệ. Chính vì thế hãy chuẩn bị thật chu đáo và kỹ lưỡng để bữa tiệc không bị nhạt nhòa nhé.

6. Lên kế hoạch cho tiệc tất niên cuối năm

7. Tìm kiếm nhân sự và thiết bị cho chương trình

Đây là một việc làm quan trọng.Một sự kiện muốn thành công không thể nào không nhắc đến bộ phận nhân sự. Do đó cần phải phân chia công việc cụ thể cho từng người, từng đối tượng phù hợp để bữa tiệc thành công tốt đẹp.

Ngoài ra thì vấn đề về thiết bị cho chương trình cũng không thể nào thiếu được.Đây chính là những thiết bị quan trọng nhằm hỗ trợ cho sự thành công của chương trình.

8. Xác định ngân sách tổ chức tiệc tất niên

Khi lên ngân sách, thì doanh nghiệp cần phải hoạch định được các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

- Chi phí thuê địa điểm

- Chi phí cho đồ ăn, thức uống. 

- Chi phí trang trí sân khấu.

- Chi phí cho âm thanh, ánh sáng.

- Chi phí thuê ca sĩ, diễn viên, người dẫn chương trình...

Ngoài ra còn rất nhiều các khoản chi phí khác mà doanh nghiệp cần phải chi cho bữa tiệc cuối năm thành công. Vì thế doanh nghiệp cần xây dựng một khoản chi dự phòng cho bữa tiệc.

Tổng duyệt chương trình trước ngày diễn ra sự kiện

Trên đây là các bước cần thiết để tổ chức sự kiện cuối năm thành công. Hãy ghi nhớ để có được một buổi tiệc cuối năm thật ý nghĩa nhé.

Nguồn: https://phidiepwedding.com/